Hogyan alakíthat ki az ügyfélkapcsolati vezető támogató légkört a munkahelyen?

Mit kell tennie az ügyfélkapcsolati vezetőnek?

1. Kommunikáció és példamutatás: Az ügyfélkapcsolati vezető elsődleges feladata a támogató kommunikáció megvalósítása és a példamutatás. Nyitott kommunikációs csatornák kialakítása, rendszeres visszajelzések és támogató beszélgetések megtartása kulcsfontosságú. Legyen ott, legyen elérhető, legyen ott valódi, értő figyelemmel és empátiával.
Példamutatással mutathatják be a kívánt magatartást és értékeket a csapatuknak. Példamutatással akár abban is, hogyan hagynak időt a magánéletükre, abban is, hogy vállalják az emberi gyengeségeiket is, példamutatással az önmagukról való gondoskodásról és a mások felé történő odafordulásról.

2. Figyelem és empátia: Az egyéni figyelem és empátia kifejezése fontos a dolgozók támogatásában. Az ügyfélkapcsolati vezetőnek érzékenynek kell lennie a csapattagok szükségleteire és érzéseire, és biztosítania kell, hogy mindenki érzékelje, hogy számítanak rájuk és a véleményük fontos.
Lényeges alaptézis, hogy a megértés nem jelent feltétlenül egyetértést, viszont az emberek, a kollégák érzései felé megértéssel kell fordulnunk. Tőlük is elvárjuk, hogy a cég ügyfeleinek problémái felé megértéssel forduljanak. Amit úgy tudnak legkönnyebben megadni, ha ők maguk is megadják ezt. Az értő meghallgatással odaadjuk a megértésünket, amit a kollégák meg fognak hálálni.

3. Fejlesztési lehetőségek biztosítása: Az ügyfélkapcsolati vezető fejlesztési lehetőségeket kell biztosítson a csapattagoknak, beleértve a képzéseket, tréningeket és mentorálási lehetőségeket. Ez segít abban, hogy a dolgozók fejlődjenek és előrelépjenek a karrierjükben.
A vezető maga is tudja fejleszteni kollegáit, ha hozzásegíti őket a saját megoldásaik, kompetenciák felszínre hozásában és felhatalmazást ad nekik, bízik bennük. Ehhez a támogató kérdések jelentik a legjobb eszközt.

4. Ösztönző és motiváló környezet megteremtése: Az ügyfélkapcsolati vezetőnek szerepet kell vállalnia az ösztönző és motiváló környezet kialakításában. Az elismerés, a dicséret és az eredmények ünneplése segít megőrizni a pozitív légkört és fokozza a dolgozók motivációját.
Minden ember úgy tud fejlődni, ha bátorítást, elismerést és támogatást kap. Fókuszáljunk arra, ami jól megy és az itt megélt sikereket használjuk fel motivációként a továbbfejlődéshez.

5. Konfliktuskezelés és bizalomépítés: Fontos, hogy az ügyfélkapcsolati vezető hatékonyan kezelje a konfliktusokat és segítsen a csapatnak megoldani azokat. A vezető abban is példát mutathat, hogy asszertív módon problémamegoldásra törekszik és win-win helyzeteket teremt, tekintettel van a saját, de a többi érintett érdekeire is.
Emellett a bizalomépítés is kulcsfontosságú a pozitív munkakörnyezet kialakításában. A nyílt kommunikáció, a felhatalmazás, az értő figyelem, az elismerés mind-mind építőköve annak, hogy a kollégánk érezze bízunk benne és ő is bizalommal fordulhat hozzánk.

Mit kell kerülnie az ügyfélkapcsolati vezetőnek?

1. Negatív visszajelzések és kritika: Az ügyfélkapcsolati vezetőnek kerülnie kell a túlzottan negatív visszajelzéseket és kritikákat, mivel ezek lehangolhatják és demotiválhatják a csapatot. Ehelyett konstruktív visszajelzéseket kell adni, amelyek segítenek a fejlődésben.
Nem, nem arról van szó, hogy nem szabad visszajelezni, ha valamit nem jól csinál a kolléga, sokkal inkább arról, hogy abban segítjük őt, hogy felismerje, hogyan csinálhatja jobban, hogyan fejlődhet ezen a területen.

2. Negatív munkahelyi pletykák és hangulat: Az ügyfélkapcsolati vezetőnek meg kell próbálnia megakadályozni a negatív munkahelyi pletykák és hangulat terjedését, mivel ezek káros hatással lehetnek a csapatmotivációra és az egész munkakörnyezetre.
Azt hiszem, ezt magyaráznom sem kell. Egymással az elfogadás és a tisztelet nyelvén kommunikálunk. A pletykák csak klikkesedéshez, kirekesztéshez és rossz hangulathoz vezetnek. Jóval előremutatóbb feltárni az esetleges problémák valódi okát, mint hagyni fű alatt burjánzani a konfliktusokat.

3. Igazságtalanság és megkülönböztetés: Fontos, hogy az ügyfélkapcsolati vezető igazságosan és egyenlően kezelje a csapattagokat, és kerülje a megkülönböztetést vagy az előítéletes viselkedést. Ebben is mutasson példát, hogy egy összetartó, egységes, egymásra építkező csapatot tudjon építeni.

Hogyan segíthetek, mint coach?

Ahogy fent említette, az ügyfélkapcsolati vezetőnek számos kihívással kell szembenéznie a támogató légkör kiépítése terén. Mint coach, szakértői támogatást és segítséget nyújthatok az ügyfélkapcsolati vezetőnek az alábbi területeken:

1. Kommunikációs készségek fejlesztése: Segíthetek az ügyfélkapcsolati vezetőnek fejleszteni a kommunikációs készségeit, hogy hatékonyabban kommunikáljon a csapatával és támogatóbb légkört teremtsen. Az asszertivitás a fő hívószavunk, ami nem valami cukiskodást jelent. Az asszertivitás kőkemény önérdekérvényesítés, csak úgy, hogy közben a többi érintett érdekeit is figyelembe vesszük.

2. Konfliktuskezelési technikák: Elősegíthetem a hatékony konfliktuskezelési technikák elsajátítását, amelyek segíthetnek az ügyfélkapcsolati vezetőnek a csapaton belüli feszültségek és konfliktusok kezelésében. A feltárás, a valós megértés, a hatékony érdekegyeztetés nélkülözhetetlen lépések.

3. Példamutatás és motiváció: Támogathatom az ügyfélkapcsolati vezetőt abban, hogy példamutató vezetővé váljon, és megerősítsem a motivációját a csapat támogatása és ösztönzése terén. Tudatosítom a vezetőben saját értékeit és azt, hogy a különböző helyzetekben mivel támogatja leginkább a csapatát.

4. Érzelmi intelligencia fejlesztése: Segíthetek az érzelmi intelligencia fejlesztésében, hogy az ügyfélkapcsolati vezető jobban megértse és reagálhasson a csapattagok érzéseire és szükségleteire. Ez észrevétlenül megtörténik a coaching folyamatban. Ahogy a vezető megérzi milyen az, amikor a coach igazán ráfigyel és megértéssel fordul felé, fogja érezni, hogy neki ez jó és vinni fogja tovább azokat a módszereket, amik neki jól esnek.

5. Önismeret és személyes fejlődés: Hozzájárulhatok az ügyfélkapcsolati vezető személyes fejlődéséhez és önismeretének elmélyítéséhez, amely segíthet abban, hogy hatékonyabban kezelje a kihívásokat és növelje a pozitív hatását a munkakörnyezetben. A coaching folyamat fontos része, hogy megtanuljuk, milyenek is vagyunk, megtanuljuk azt is, hogy állandóan változunk és megtanuljuk tudatosan fejleszeni magunknak.

Az ügyfélkapcsolati vezetőknek kulcsszerepük van abban, hogy támogató és inspiráló légkört teremtsenek a munkahelyen. Az egyéni és team coaching segíthet az ügyfélkapcsolati vezetőknek abban, hogy hatékonyabban fejlesszék ki a kívánt munkakörnyezetet és támogassák a csapatukat a sikeres együttműködés és teljesítmény érdekében.

Merthogy lényeges, hogy ha jobban érezzük magunkat a munkahelyünkön, a feladataink között, akkor jobban is fogunk teljesíteni, motiváltabbak leszünk, egyszerűen csak azáltal, hogy emberként jobban figyelnek ránk. Igaz ez vezetőre és kollégáira egyaránt.